Alle in Deckung – die Emailflut naht

„Julia, du hast ja jetzt schon die erste Mail an die Staatsgalerie geschrieben, kannst du dann einfach die Kommunikation mit unserer Ansprechpartnerin übernehmen?“, tippte mich jemand aus dem Team bei einem der ersten wöchentlichen Treffen auf die Schulter. Die Erinnerung daran ist schwammig, ich habe der Situation und meinem intuitiven „Ja klar!“ erstmal keine riesige Bedeutung beigemessen. Tja, denkste. Mittlerweile stöhnen alle aus dem Team auf, wenn sie mal wieder eine Mail von mir erhalten. Dass Einige in der wahren E-Mail-Flut hin und wieder den Überblick verlieren, kann ich ihnen nachsehen.
Ich vereine die Positionen der Kommunikation mit der Staatsgalerie, der Produktionsleitung und bin Teil des Projektmanagements. Und das macht sehr viel Sinn. Warum? Alle diese Tätigkeiten erfordern vor allem Organisation und Koordination und ergänzen sich gegenseitig.

Als Produktionsleiterin arbeite ich mit Niels zusammen. Wir ergänzen uns sehr gut, denn ich bin der strukturierte und methodische Part und Niels bringt das eventmediale Know-how und viel Erfahrung mit. Gegen Ende der Konzeptionsphase im November setzten wir einen ersten Entwurf des Produktionsplanes auf. Welches Gewerk hat welche Aufgabenpakete? Und wie viel Zeit nehmen diese einzelnen Aufgaben in Anspruch, bis wann muss was fertig sein? Welche Aufgaben bauen aufeinander auf und müssen deswegen zeitlich abgestimmt sein? Mittlerweile aktualisieren wir den Produktionsplan wöchentlich und beobachten, ob die Deadlines eingehalten werden können. Im Zweifelsfall klopfen wir unseren Teammitgliedern auf die Finger oder passen zeitliche Abläufe an.

Unser Produktionsplan


Im Rahmen des Projektmanagements bereiten Sophia, Corbinian und ich die wöchentlichen Treffen mit dem ganzen Team inhaltlich vor, schreiben die Agenden und leiten und moderieren diese Weeklies. Zu Beginn der Studioproduktion haben wir die Einteilung des gesamten Teams in die einzelnen Gewerke koordiniert und in Form eines Organigramms dokumentiert. Außerdem liegt die Betreuung von dem Blog, Instagram und Facebook in unserer Verantwortung.

Parallel kommuniziere ich stets mit der Staatsgalerie bzw. mit unserer dortigen Ansprechpartnerin. Zu Beginn unserer Studioproduktion hatten sie und ich einen Kick-off, der dem persönlichen Kennenlernen und dem Vorstellen des Status quo unseres Konzeptes diente. Seitdem läuft die Kommunikation größtenteils via E-Mail ab. Jeden Mittwoch kommt von mir eine Mail mit einer langen Liste mit Fragen und Updates an die Staatsgalerie. Genauso hat die Staatsgalerie natürlich einige Fragen an uns. Das Ganze ist also ein stetiges Frage- und Antwortspiel. Entsprechend muss ich viel Rücksprache mit dem Team und unserer Leitung halten, um alle Fragen immer korrekt zu beantworten und Informationen weiterzugeben. Des Weiteren koordiniere ich unsere Termine mit der Staatsgalerie hinsichtlich Konzeptvorstellungen und Raumbegehungen. Diese Raumbegehungen finden zunehmend häufiger statt, denn es ist für uns am sinnvollsten, uns hinsichtlich konzeptioneller und technischer Fragen ein Bild vor Ort zu machen.

Produktionsleitung Julia Koken bei der Arbeit
© Sophia Schimpgen

Insgesamt ist es für mich also unabdingbar, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und immer mitzudenken. Damit das möglich ist, schreibe ich mir persönlich viele To Do-Listen, die ich Schritt für Schritt abarbeite. Außerdem muss ich eine gewisse Erreichbarkeit und Antwortbereitschaft gewährleisten, damit E-Mails nicht lange unbeantwortet bleiben. Im Rahmen der offiziellen Kommunikation ist natürlich auch der entsprechende Umgangston und das passende Wording wichtig. Herausfordernd ist bei der Kommunikation, diese effizient abzuwickeln, also die E-Mail-Flut so gering wie möglich zu halten. Als Produktionsleitung stellten tatsächlich die Weihnachtsferien eine Schwierigkeit für Niels und mich dar. Immer diese Feiertage, da geht kostbare Arbeitszeit drauf… Zudem ist es wichtig, den Aufwand jedes einzelnen Teammitglieds insgesamt relativ gleichmäßig bzw. den angemeldeten ECTS (= Workload) entsprechend angemessen zu halten. Das ist gar nicht so leicht, denn besonders wer in den Bereichen Animation und Modelling ein großes Wissen mitbringt, muss viel eingebunden werden. Deshalb haben wir für jede Person eine Aufwandsschätzung aufgestellt, um die Arbeitszeit realistisch darstellen zu können.
Für mich persönlich war es zunächst mal eine große Herausforderung, mich im gesamten Kosmos von Eventmedia und Audiovisuelle Medien zurechtzufinden und einzuarbeiten. Aber hier gilt ganz klar: Learning by doing. Mittlerweile habe ich das Gefühl, Oberwasser gewonnen zu haben. Ich bin aber nach wie vor sehr froh, Niels als Eventmedia-Experten an meiner Seite zu wissen. Ich bin jetzt sehr gespannt auf die heiße Phase im Januar, in der der Aufbau in der Spielwiese in der Hochschule vonstatten geht und neue Aufgaben wie Tagesdispositionen auf mich als Produktionsleiterin zukommen werden.

Beitrag von Julia Koken

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