„Der Projektplan – 3 Programme zur Erstellung im Vergleich“

Dieses Semester sind wir ein großes Team mit 17 Studierenden. Um auch hier den Überblick behalten zu können, habe ich mich als Hauptverantwortliche des Projektmanagements hingesetzt und einen Zeitplan erstellt. Dieser Zeitplan integriert nicht nur die einzelnen Teams und deren Aufgaben. Auch die zeitlichen Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben werden sichtbar.

Anfangs war ich mir nicht sicher, wie ich diese Aufgabe am besten lösen sollte. Nach Absprache mit der Tutorin erstellte ich einen Projektplan in Form eines Gantt-Charts.

Insgesamt habe ich drei verschiedene Tools angewandt um herauszufinden, welches das beste und einfachste Programm ist. Ich werde jetzt die Unterschiede und Vorteile der einzelnen erläutern, aber beginnen wir erst einmal mit den Grundlagen.

Ein Gantt-Chart ist ein Projektplan, der den Verlauf des Projekts genau abbilden soll. Verschiedene Projektaktivitäten werden hierbei in ihrer zeitlichen Dauer und Abfolge dargestellt. Dies alles in Form von Balken.

Online gibt es viele Softwareangebote zur Erstellung eines Gantt-Charts. Ich habe mich für drei unterschiedliche Arten von Programmen entschieden.

Meine erste Wahl fiel auf das Programm MatchWare Mind View 6, eine kostenpflichtige Software, die man allerdings 30 Tage kostenlos testen kann. Des Weiteren habe ich GanttProject heruntergeladene. Eine Freeware, welche ich von meiner Tutorin empfohlen bekommen habe. Und als letzte Option habe ich Excel verwendet, denn auch hier gibt es die Option, Gantt-Charts zu erstellen.

Mind View 6

Betrachten wir als erstes Mind View 6, hergestellt von MatchWare. Die Einzellizenz für dieses Programm kostet nach dem Probemonat 349€, benutzt man es online kostet es 9€ mtl. für ein Jahr.

Mir hat das Programm viel Freude gemacht, da es strukturiert aufgebaut ist und man es ohne viel Einarbeitungszeit nutzen kann. Das Programm ist weitergehend selbsterklärend.

Projektplan 1

Die Benutzeroberfläche ist gut gegliedert. Das Erstellen von Aufgaben und Unteraufgaben ist direkt mit Öffnen des Programms möglich. Nach Eingabe des Startdatums und der Dauer, wird das Ende automatisch ermittelt und die Aufgabe in das Diagramm auf der linken Seite aufgenommen. Die Balken sind schnell farbig markiert um die Zuständigkeitsbereiche zu verdeutlichen. Zudem gibt es eine Anzeigelinie des heutigen Datums, sodass man jederzeit den Überblick hat.

Das Programm bietet noch viele weitere hilfreiche Werkzeuge an. Ein großer Vorteil meiner Meinung nach ist, dass man die Darstellung des Plans variieren kann. So kann man die Aktivitäten beispielweise auch als Zeitstrahl anzeigen lassen.

Projektplan 2

Probleme hatte ich mit diesem Programm bei der Erstellung einer Legende. Dies ist mit der Demoversion nicht möglich, die Vollversion bietet diese Option allerdings.

Auch problematisch ist das Exportieren dieser Datei, sodass sie für das ganze Team verwendbar wird. Es gibt viele Optionen, die Datei zu exportieren, von allen geläufigen Office Programmen, über xml-Dateien hin zu Bild-Dateien und pdf. Hier stößt das Programm allerdings an seine Grenzen, da die Abbildungen auf der rechten Seite (sei es ein Gantt-Chart oder die Zeitleiste) beim Exportieren in Office Programme verloren gehen und nur die Rohdaten verfügbar sind. Die gesamte Datei lässt sich also nur als pdf oder Bild exportieren. Die Bearbeitung ist hierbei aber nicht mehr möglich, weshalb das Chart nicht in Teamarbeit entstehen kann. Es sei denn, jeder lädt sich die Software herunter.

GanttProject

Beleuchten wir als nächstes die Freeware GanttProject näher. Nach dem Download ist die Software direkt verfügbar. Sie ist kostenlos und kann jederzeit deinstalliert werden. Das Programm ist einfach gehalten und beinhaltet nur die nötigsten Werkzeuge, die man zum Erstellen eines Gantt-Charts benötigt. Die Nutzeroberfläche ist somit schlicht.

Projektplan 3

Daher ist es auch einfach, sich mit diesem Programm zurecht zu finden. Es ist ebenfalls möglich Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen und deren Abhängigkeit zueinander auszudrücken. Auch das Einfärben von Aufgaben nach Zuständigkeitsbereichen ist möglich, jedoch aufwändiger als bei Mind View 6.

GanttProject bietet ebenfalls die Möglichkeit das Diagramm in anderer Weise darzustellen. Die hier gegebene Möglichkeit ist das Erstellen eines PERT-Diagramms, welches vor allem Abhängigkeiten und zeitlich kritische Wege verdeutlicht.

Projektplan 4

Allerdings gibt es mit diesem Programm genau dieselben Probleme wie mit Mind View 6. Es ist nicht möglich eine Legende zu erstellen. Und zudem gibt es auch hier keine Option das Chart zu exportieren und einer breiteren Masse zur Bearbeitung freizugeben. Mögliche Format zum Exportieren sind html, pdf oder Bilddateien.

Excel

Als letztes Programm habe ich mir noch das Microsoft Office Programm Excel angeschaut. Vor meiner Recherche wusste ich nicht, dass man mit Excel die Möglichkeit hat, ein Gantt-Chart zu erstellen. Doch es funktioniert unerwartet einfach.

Projektplan 5

In dieser Maske kann man einfach Projektplanung auswählen, und eine Vorlage erscheint direkt. In diese muss man nun die Bezeichnungen der einzelnen Aufgaben einfügen, deren Startzeitpunkt und die Dauer, und auch Excel generiert ein gut formatiertes Gantt-Chart.

Für mich war die Arbeit mit Excel einfach, da es ein Programm ist, an welches man gewöhnt ist und es zu bedienen weiß. Daher ging das Erstellen des Diagramms bei Excel am schnellsten und am unkompliziertesten. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Excel auf den meisten Computer bereits installiert ist und man nicht zusätzlich eine Software downloaden muss. Die Gebühren hierfür sind die gezahlten Lizenzgebühren für das Microsoft Office Paket.

Projektplan 6

Zudem ist Excel das einzige der betrachteten Programme, welches schon in der Vorlage eine integrierte Legende hat, welche man nur noch bearbeiten muss.

Das Exportieren des Charts ist nur als pdf möglich, was mich aber bei hier gar nicht stört, da man es auch einfach als Excel-Datei an das Team weitergeben und so jeder das Dokument bearbeiten kann.

Probleme sehe ich in der nicht ganz so detaillierten Darstellung von Zusammenhängen und Abhängigkeiten. Hierfür bietet Excel nicht die nötigen Werkzeuge, wie es die beiden Programme davor getan haben.

Abschließende Bewertung

Zum Ende möchte ich nochmals kurz Pro und Contra der einzelnen Programme abwägen.

Mind View 6 von Match Ware ist das ausgereifteste und detaillierteste Programm der drei getesteten. Das Arbeiten hiermit macht richtig Spaß, da man so viele Tools zur Gestaltung des Charts zu Verfügung hat. Allerdings ist das unbeschränkte Nutzen der Software nur gegen eine hohe Lizenz möglich, die sich für die Weite der Nutzung, wie wir es in der Studioproduktion tun, nicht lohnt.

GanttProject ist hierfür eine willkommene Alternative. Denn durch das kostenlose Angebot ist es jedem möglich, mit einer professionellen Software einen Projektstrukturplan zu erstellen. Auch ist die einfache Handhabung ein großer Vorteil. Probleme sehe ich im Veröffentlichen oder der gemeinsamen Bearbeitung. Für diesen Fall bietet GanttProject keine Lösung. Ebenfalls gibt es keine Legende, die das allgemeine Verständnis vereinfachen würde.

Bezüglich Excel muss ich sagen, dass ich von der Einfachheit positiv überrascht bin. Zudem ist es für jeden Studierenden zugänglich und jedes Teammitglied kann den Plan bearbeiten. Zudem vereinfacht auch die Anwesenheit einer Legende das Arbeiten mit diesem Programm enorm. Details der Darstellung bleiben hier allerdings auf der Strecke.

Meine Empfehlung für die Studioproduktion Event Media ist dennoch das Nutzen von Microsoft Excel, da hier einfach jeder schon Erfahrung hat im Umgang und auch jeder die Datei problemlos öffnen und bearbeiten kann.

Soll der Plan allerdings eh nur von einem Verantwortlichen betreut werden, würde ich mich für GanttProject entscheiden. Dieses Programm bietet gute Möglichkeiten zur Darstellung, und das Ganze kostenlos!

Beitrag von Verena Jochim

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.