Die Heinzelmännchen der Produktion

Um unser Projekt „INSIGHTS“ erfolgreich abzuwickeln ist ein sehr gutes Projektmanagement erforderlich. 

Die Kernaufgaben umfassen dabei die Initiierung, Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts bis hin zum erfolgreichen Abschluss. Dabei steht jederzeit eine essentielle Frage im Fokus: Wie können wir das Projekt möglichst effektiv und effizient realisieren?

Ein wichtiger Faktor ist dabei die richtige Personal- und Ressourcenplanung. Dafür haben wir am Anfang des Semesters die Teammitglieder in die verschiedenen Gewerke unterteilt. So ist jedem bekannt, wo seine Verantwortlichkeiten liegen. Um die Aufteilung visuell darzustellen, wurde das folgende Teamchart angefertigt. 

Um eine optimale Ressourcenplanung zu garantieren, verwenden wir das Tool „Trello“. Hier erhält man schnell eine Übersicht über die anstehenden ToDo’s, deren Dringlichkeit und der Verteilung. Aber auch das Zeitmanagement spielt eine bedeutende Rolle, denn um die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts zu garantieren, ist eine gute Kommunikation untereinander unabdingbar. Dabei stehen wir im ständigen Austausch mit der Produktionsleitung. Eine hilfreiche Reflexion der geleisteten Stunden bietet das Tool „Clockify“. In diesem Tool muss jedes Teammitglied seine geleisteten Stunden und die ausgeführten Arbeiten eintragen. 

Ein weiterer wichtiger Faktor sind die Kosten und deren Einhaltung. Auf der einen Seite steht die Beschaffung der finanziellen Mittel, auf der anderen Seite die Beschaffung der benötigten Mittel zu möglichst geringen Kosten. Um möglichst viel Budget zu generieren haben wir verschiedene Geld- und Sachsponsoren an Board geholt, die uns unterstützen. 

Alle Einnahmen und Ausgaben werden über den Finanzbeauftragten abgerechnet. Auf Basis dieser Kostenübersicht werden dann entsprechende Kalkulationen erstellt, die je nach Einnahmen- und Ausgaben täglich aktualisiert werden. Es kann durchaus vorkommen, dass das generierte Budget nicht für die nötigen Ressourcen ausreicht, sodass Alternativen erarbeitet und geplant werden müssen. 

Am Ende ist aber vor allem eins wichtig, immer ein offenes Ohr und Auge zu haben und ständig im Austausch mit dem Team zu stehen. Gemeinsam mit dem Team Tag für Tag die verschiedenen Herausforderungen zu meistern und dort zu unterstützen, wo man gerade gebraucht wird.

Larissa Wolff

 

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