Die Organisation eines zwölfköpfigen Teams

Während der Produktion haben wir mit verschiedenen Mitteln gearbeitet um die Teams und Kompetenzen zu koordinieren und organisieren.

Screenshot der funktionen um ein Team zu verwalten.  screenshot von http://www.teamspace4students.de/

Neben einem web-basierten Tool zur Unterstützung von Teamarbeit mit dem Namen „Teamspace“ (http://www.teamspace4students.de/), haben wir die klassischen Mittel eingesetzt: email für alle, pdf-dokumente mit To Do Listen, Agenden und Excel, Whiteboard Tagesdispos und so weiter.

Jedes Tool hat seine heisse Phase. Am Anfang der Produktion war es wichtig, dass wir die jeweiligen Tasklists erstellten, die durch unseren email Verteiler vermittelt wurden. Agenden wurden mit normalen Wordprocessing Programmen gemacht, klassisch ausgedruckt und zu den Mittwochmeetings ausgeteilt. Excel brauchten wir für die Kalkulationen und Gelder. Alle Daten wurden auf Mydrive hochgespielt, damit jeder zu jedem Zeitpunkt Zugang hat. Und damit wir eine Chronologie der Entwicklung haben. Diese Tools wurden über den Zeitraum der Produktion ständig verwendet.

Die Projektmanagementanfänge waren passend durch Teamspace zu koordinieren, obwohl es immer noch schwer ist, eine Task nicht nur in der To Do Liste zu sehen, wahrzunehmen und umzusetzen, sondern sie auch nach Fertigstellung als beendet anzeigen zu lassen. Wenn wir heute in Teamspace schauen, dann können wir sagen, dass wir ca. bis einen Monat vor Schluss darin arbeiteten. Dann nicht mehr, die Arbeit verlagerte sich von einem generellen Projektmanagement in eine sehr pragmatische Produktionsleitung. Zu diesem Zeitpunkt wusste jeder was, wie zu tun ist. Dispos werden gemacht und  nach Festlegung der Deadline weggestrichen.

Der wöchtentliche Bericht, den Teamspace an alle Teilnehmer sendet, war auch eine Zeitlang eine gute Orientierung. Auch wenn diese Zusammenstellung mit dem  Ende der Produktion immer weniger Sinn machte. Aber wie gesagt, jedes Toolhat seine Hochphasen.

Ganz am Ende haben wir nur noch mit White Board gearbeitet. Dann wurden Tagesdispos aufgestellt, alles mit Marker in eine handgemachte, täglich aktualisierte Liste übertragen. Manchmal wurden diese Dispos über den Tag hinweg einige Male geändert.  Am Ende traf sich das Team täglich um 9 Uhr in dem Raum U52, die Zeit wird so überschaubar, dass genau abzusehen ist, wann eine Tätigkeit bindend fertig gestellt werden muss, damit die anderen Tätigkeiten nicht behindert werden.

Und die Kommunikation über die Schulter hinweg nimmt Fahrt auf.  Die knappen Absprachen über den Tag hinweg, verhindern Leerlauf  bei Teammitgliedern, die vielleicht gerade ihre Arbeit vollendet haben und nach etwas Neuem suchen. Und generell: man kann noch so viele Tools haben für Projektmanagement oder Produktionsleitung, wenn die Teammitglieder unpünktlich sind, nicht kommunizieren, zu oft weg sind, dann klappt jede Produktion nicht. Bei senses reconnected hat alles gut funktioniert, wir haben alle an einem Strang gezogen, haben alle viel gearbeitet, keiner hat eine Ausnahme dargestellt und das Ergebnis spricht für sich.

von Kristin Tecles

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