Als Projektmanagement sind wir dafür verantwortlich die Zeitplanung stets aktuell zu halten und darauf zu achten, dass diese auch von allen eingehalten wird. Deswegen erfassen wir auch die Abwesenheiten und Arbeitszeiten, der einzelnen Teammitglieder, um sicherzustellen, dass wir stetig Fortschritte machen und sich jeder ins Projekt einbringt.
Dafür stehen wir in ständigem Austausch mit dem gesamten Team über zeitliche, technische und Manpower Bedürfnisse und versuchen Lösungen zu finden, um bei Engpässen zu unterstützen. Beispielsweise haben wir das Sponsoring Team bei der Suche nach und der Kommunikation mit möglichen Sponsoren unterstützt, da es bei hier krankheitsbedingte Ausfälle gab. Darum ist es für uns auch sehr wichtig immer auf dem aktuellen Stand zu sein, welches Gewerk wann, wo, was machen muss und was deren Ergebnisse und Probleme sind, sodass wir dann unsere To Do Liste aktualisieren können und ganz genau wissen, was noch zu tun ist. Die Präsentation der Ergebnisse findet dabei vor allem in den von uns geleiteten wöchentlichen Teammeetings statt, in denen jedes Gewerk seine Fortschritte präsentiert, wir uns gegenseitig Feedback geben und die weitere Vorgehensweise besprechen. Es kommt aber auch häufiger mal vor, dass wir schon vor unserem Meeting den Input brauchen und uns dann über unseren Discord Channel mit den einzelnen Gewerken austauschen.
Über diesen Discord Channel läuft ein Großteil unserer Kommunikation, weshalb wir ihn auch zu Beginn der Produktion effizient strukturiert und erklärt haben, damit sich jeder optimal darin zurecht findet und schnell an die wichtigen Informationen gelangt. Außerdem haben wir unsere Cloud, in der alle wichtigen Unterlagen gespeichert werden, übersichtlich aufgebaut, sodass allen Daten, Fotografien, Videos, Baupläne und Ergebnissen der Gewerke leicht zu finden und sofort einsehbar sind. Hier achten wir auch darauf, dass die Dateien stets nach dem gleichen Prinzip benannt werden, nämlich Datum_Inhalt_Initialien, also zum Beispiel 220516_AgendaKW20_jh, sodass hier kein Chaos entsteht. Auch in der Email Kommunikation ist uns die Übersichtlichkeit sehr wichtig, weshalb der Betreff hier immer mit “EM Trapped Inside” anfangen sollte.
Trotzdem läuft natürlich nicht immer alles direkt nach Plan, deswegen ist es auch unsere Aufgabe das Team an wichtige Fristen und Abgaben zu erinnern, nicht abgegebene To Dos erneut einzufordern, falsch benannte Dateien umzubenennen oder darum zu bitten die Protokolle aus den Meetings hochzuladen. Das alles ist wichtig, da wir die gesamte Produktion, ja in wenigen Wochen auf die Beine stellen müssen und über bestimmte Deadlines einfach nicht hinaus gehen sollten, um am Ende ein fertiges Projekt präsentieren zu können.
Beitrag von Jana Hör