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Es läuft…

Wir 3 Medienwirtschaftsstudierende Corbinian Pfeiffer, Shari Mölges und Ria Goller sind für das Sponsoring zuständig. Uns war von Anfang an klar, dass das Sponsoring eine Kernaufgabe in jeder Produktion darstellt. Denn wie man so schön sagt: Ohne Moos nix los. Mit voller Motivation und Engagement haben wir uns an das Akquirieren der potenziellen Sponsoren gemacht. Natürlich kam damit die beliebte Aufgabe des Telefonierens auf uns zu. Jeder von uns tat sich am Anfang schwer, doch irgendwann haben wir die Anfangsschwierigkeiten überwunden und kamen in einen richtigen Flow.

Unsere ersten Anrufe haben sich an Unternehmen aus der Region gerichtet. Nach schon 2 Wochen konnten wir mit unserer Produktion den ersten Sponsor für uns gewinnen. Leider haben wir festgestellt, dass wir viele Absagen von großen Unternehmen bekommen haben. Das Interesse war bei allen Unternehmen da, nur mussten wir feststellen, dass bereits bei vielen das Budget für Sponsoring am Ende des Geschäftsjahrs ausgereizt war. Deswegen haben wir unseren Fokus auf leidenschaftliche Medienunternehmen in der Region gerichtet. Mit unserer Begeisterungsfähigkeit und unserem Charme konnten wir mittlerweile tolle Partner gewinnen. Innerhalb von 6 Wochen haben wir bereits 11 Sponsoren an Land gezogen (und einen neuen Rekord für die StuPro erreichen können).

Unser Sponsoring Team beim Pläne schmieden
Vonl links nach rechts: Shari Mölges, Ria Goller, Corbinian Pfeiffer
© Sophia Schimpgen

An dieser Stelle bedanken wir uns schon mal für die großzügige finanzielle Unterstützung. Aber unsere Arbeit ist noch lange nicht getan. Uns erwarten weitere arbeitsintensive Wochen, damit wir für die MediaNight ein sensationelles Erlebniss präsentieren können.

Text von Ria Goller, Shari Mölges, Corbinian Pfeiffer

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Ein großer Dank an madness

© madness

Vielen Dank an die Madness GmbH für die finanzielle Unterstützung und das große Interesse an unserem Projekt!

Im Unternehmen Madness dreht sich alles rund um die virtuelle Welt. Hochintuitiv bieten sie eine Vielfalt an Leistungen, von 3d-Visualisierungen bis zu Imagefilmen und Teasern, die anderen Unternehmen die Chance bieten, ihre Produkte besonders und interaktiv darzustellen – Madness präsentiert Sie auf eine einzigartige Weise in 3D.

Beitrag von Shari Mölges und Sophia Schimpgen

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Alle in Deckung – die Emailflut naht

„Julia, du hast ja jetzt schon die erste Mail an die Staatsgalerie geschrieben, kannst du dann einfach die Kommunikation mit unserer Ansprechpartnerin übernehmen?“, tippte mich jemand aus dem Team bei einem der ersten wöchentlichen Treffen auf die Schulter. Die Erinnerung daran ist schwammig, ich habe der Situation und meinem intuitiven „Ja klar!“ erstmal keine riesige Bedeutung beigemessen. Tja, denkste. Mittlerweile stöhnen alle aus dem Team auf, wenn sie mal wieder eine Mail von mir erhalten. Dass Einige in der wahren E-Mail-Flut hin und wieder den Überblick verlieren, kann ich ihnen nachsehen.
Ich vereine die Positionen der Kommunikation mit der Staatsgalerie, der Produktionsleitung und bin Teil des Projektmanagements. Und das macht sehr viel Sinn. Warum? Alle diese Tätigkeiten erfordern vor allem Organisation und Koordination und ergänzen sich gegenseitig.

Als Produktionsleiterin arbeite ich mit Niels zusammen. Wir ergänzen uns sehr gut, denn ich bin der strukturierte und methodische Part und Niels bringt das eventmediale Know-how und viel Erfahrung mit. Gegen Ende der Konzeptionsphase im November setzten wir einen ersten Entwurf des Produktionsplanes auf. Welches Gewerk hat welche Aufgabenpakete? Und wie viel Zeit nehmen diese einzelnen Aufgaben in Anspruch, bis wann muss was fertig sein? Welche Aufgaben bauen aufeinander auf und müssen deswegen zeitlich abgestimmt sein? Mittlerweile aktualisieren wir den Produktionsplan wöchentlich und beobachten, ob die Deadlines eingehalten werden können. Im Zweifelsfall klopfen wir unseren Teammitgliedern auf die Finger oder passen zeitliche Abläufe an.

Unser Produktionsplan


Im Rahmen des Projektmanagements bereiten Sophia, Corbinian und ich die wöchentlichen Treffen mit dem ganzen Team inhaltlich vor, schreiben die Agenden und leiten und moderieren diese Weeklies. Zu Beginn der Studioproduktion haben wir die Einteilung des gesamten Teams in die einzelnen Gewerke koordiniert und in Form eines Organigramms dokumentiert. Außerdem liegt die Betreuung von dem Blog, Instagram und Facebook in unserer Verantwortung.

Parallel kommuniziere ich stets mit der Staatsgalerie bzw. mit unserer dortigen Ansprechpartnerin. Zu Beginn unserer Studioproduktion hatten sie und ich einen Kick-off, der dem persönlichen Kennenlernen und dem Vorstellen des Status quo unseres Konzeptes diente. Seitdem läuft die Kommunikation größtenteils via E-Mail ab. Jeden Mittwoch kommt von mir eine Mail mit einer langen Liste mit Fragen und Updates an die Staatsgalerie. Genauso hat die Staatsgalerie natürlich einige Fragen an uns. Das Ganze ist also ein stetiges Frage- und Antwortspiel. Entsprechend muss ich viel Rücksprache mit dem Team und unserer Leitung halten, um alle Fragen immer korrekt zu beantworten und Informationen weiterzugeben. Des Weiteren koordiniere ich unsere Termine mit der Staatsgalerie hinsichtlich Konzeptvorstellungen und Raumbegehungen. Diese Raumbegehungen finden zunehmend häufiger statt, denn es ist für uns am sinnvollsten, uns hinsichtlich konzeptioneller und technischer Fragen ein Bild vor Ort zu machen.

Produktionsleitung Julia Koken bei der Arbeit
© Sophia Schimpgen

Insgesamt ist es für mich also unabdingbar, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und immer mitzudenken. Damit das möglich ist, schreibe ich mir persönlich viele To Do-Listen, die ich Schritt für Schritt abarbeite. Außerdem muss ich eine gewisse Erreichbarkeit und Antwortbereitschaft gewährleisten, damit E-Mails nicht lange unbeantwortet bleiben. Im Rahmen der offiziellen Kommunikation ist natürlich auch der entsprechende Umgangston und das passende Wording wichtig. Herausfordernd ist bei der Kommunikation, diese effizient abzuwickeln, also die E-Mail-Flut so gering wie möglich zu halten. Als Produktionsleitung stellten tatsächlich die Weihnachtsferien eine Schwierigkeit für Niels und mich dar. Immer diese Feiertage, da geht kostbare Arbeitszeit drauf… Zudem ist es wichtig, den Aufwand jedes einzelnen Teammitglieds insgesamt relativ gleichmäßig bzw. den angemeldeten ECTS (= Workload) entsprechend angemessen zu halten. Das ist gar nicht so leicht, denn besonders wer in den Bereichen Animation und Modelling ein großes Wissen mitbringt, muss viel eingebunden werden. Deshalb haben wir für jede Person eine Aufwandsschätzung aufgestellt, um die Arbeitszeit realistisch darstellen zu können.
Für mich persönlich war es zunächst mal eine große Herausforderung, mich im gesamten Kosmos von Eventmedia und Audiovisuelle Medien zurechtzufinden und einzuarbeiten. Aber hier gilt ganz klar: Learning by doing. Mittlerweile habe ich das Gefühl, Oberwasser gewonnen zu haben. Ich bin aber nach wie vor sehr froh, Niels als Eventmedia-Experten an meiner Seite zu wissen. Ich bin jetzt sehr gespannt auf die heiße Phase im Januar, in der der Aufbau in der Spielwiese in der Hochschule vonstatten geht und neue Aufgaben wie Tagesdispositionen auf mich als Produktionsleiterin zukommen werden.

Beitrag von Julia Koken

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Hier spielt die Magie

Die Lichter, die Animationen, die Musik – alles fühlt sich an wie Magie. Eine der wichtigsten Sachen ist die Bühne. Denn dort passiert die Magie.
Im Rahmen der Media Night werden wir einen verkleinerten Prototyp des geplanten Events in der Staatsgalerie Stuttgart in unserer Spielwiese bauen.
Die Idee ist ein immersives Cluberlebnis, in dem Besucher sich Charaktere aus den Figuren des Triadischen Balletts von Oskar Schlemmer individuell zusammenbauen können. Diese begleiten sie dann über den Abend in Form von Projektionen an den Wänden des Clubs.
Für die Umsetzung des Clubs in der Spielwiese müssen wir folgende drei Aspekte besonders beachten:

1.      Die Tanzfläche:
Innerhalb des Clubs braucht es genügend Platz für die Besucher, um tanzen zu können, ebenso wie eine Fläche an der Wand, damit die Charaktere darauf projiziert werden können.
Voraussetzung für eine gute Projektion ist, dass eine glatte, möglichst große Fläche zum Bespielen vorhanden ist. Diese sollte hell sein, damit die Projektionen farbecht und gut zu erkennen sind. Dafür sind die Wände der Spielwiese nicht geeignet, da sie nicht uniform sind und diesen Ansprüchen nicht gerecht werden können.

2.      Das Club-Feeling:
Die Spielwiese muss nicht nur wie Club aussehen, sie muss sich auch so anfühlen. Dafür sind die richtigen Lichter, die Musik und der Aufbau entscheidend. Das Erste, woran man bei einem Club denkt, ist ein dunkler Raum, in dem Anonymität gegeben ist und durch Licht und Musik eine bestimmte Stimmung erzielt wird. Wir wollen die eines Techno-Clubs verkörpern. Hierbei ist natürlich auch der Sound maßgeblich, das ist aber eine andere Geschichte. Was für die Bühne relevant ist, sind ein DJ Booth und eine Bar, typische Grundelemente eines jeden Clubs.

3.      Die Sicherheit:
Obwohl wir möglichst die gesamte Fläche ausnutzen wollen, die uns zur Verfügung steht, müssen wir trotzdem den Sicherheitsaspekt beachten. Es muss genügend Fluchtwege geben, die im Falle des Falles Besuchern die Möglichkeit geben, den Club schnell und sicher zu verlassen. Deswegen mussten wir das Konzept so weit anpassen, dass es einen zweiten Ausgang gibt, obwohl wir damit Gefahr laufen die gewünschte Clubatmosphäre zu zerstören. Ebenso mussten die drei Auswahlsäulen nach hinten geschoben werden, damit sie nicht zu dicht am Ausgang stehen und so Fluchtwege versperren.
Nach einigen Besprechungen haben wir uns für vier Grundelementen für die Umsetzung bei uns in der Spielwiese entscheiden, die man in dieser Zeichnung sehen kann:

© Andrea Guerrero

Ein separater Raum für die Eingang, damit hier die Säulen stehen können, damit wir die gesamte Spielwiese als Tanzfläche benutzen können.

Eine Bar und ein DJ Booth, die zur Clubatmosphäre beitragen.

Ein immersiver Raum, der in der Spielwiese gebaut wird, um eine bessere Projektionsfläche zu erzeugen. Wie oben erwähnt, eignen sich die Wände der Spielwiese nicht optimal zur Projektion. Deswegen werden wir vier zusätzliche Wände in die Spielwiese einbauen. Zu den projizierten Charakteren an den Wänden kommt die virtuelle Raumerweiterung hinzu. Die Idee ist, dass man sie wie in einem Raum mit den Tänzern fühlt.
Nach mehreren Besprechungen mit der Gestaltung kamen wir auf viele denkbare Umsetzungsmöglichkeiten.

Ein Ansatz war, die eingezogenen Wände parallel zu den vorhandenen Wänden zu bauen und den Raum so rechteckig zu halten. Andere Überlegungen waren den Raum abstrakter und künstlerischer zu gestalten. Letztendlich haben wir uns für die parallelen Wände entschieden, da sie die größtmögliche Tanzfläche bieten.
Für den Standort des DJ Booth gab es mehrere Ideen. Wir waren uns einig, dass das DJ Booth nicht mitten im Raum, sondern an einer Wand stehen soll. Damit vermeiden wir, dass man aus einer bestimmten Perspektive nur auf den Hinterkopf des schauen kann, auch wenn das bedeutet, dass an diese Wand keine triadischen Tänzer projiziert werden können. Zudem sollte der DJ immer präsent und gut sichtbar sein. So haben wir uns letzten Endes dafür entschieden, das DJ Booth an der kürzesten, vom Eingang aus betrachtet zentralsten Wand zu positionieren.
Eine Schwierigkeit war die Frage, wo die Bar stehen sollte. Wir wollten nicht viel Fläche von der Tanzfläche wegnehmen. Das würde aber passieren, egal ob die Bar vorne, hinten, in der Ecke oder mittig stehen würde. Deshalb kam der Gedanke auf, die Bar einfach gänzlich in den immersiven Raum zu integrieren. Jetzt steht die Bar dort in einer Ecke, wo sie nicht groß stört, aber den Besuchern gegenüber vom Eingang sofort ins Auge fällt.

Dies ist unsere aktuellste Ausarbeitung:

© Andrea Guerrero

Die Tanzfläche ist so groß wie möglich und die Fluchtwege sind einfach zu finden und komplett frei zugänglich.
Ich persönlich bin mit diesem Stand sehr zufrieden. Anfangs hätte ich nicht gedacht, dass wir es schaffen die Bar sinnvoll in den immersiven Raum zu integrieren. Ich bin froh, dass einer meiner Kommilitonen dort eine geeignete Idee hatte.
Ich glaube, dass wir nun eine wirklich effiziente und elegante Lösung gefunden haben.

Beitrag von Andrea Guerrero

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Last but not least

Julia, 22, Medienwirtschaft

Julia: Produktionsleitung, Projektmanagement, Licht, Kommunikation

Ich bin Julia, 22 Jahre alt, und studiere im sechsten Semester Medienwirtschaft. Ich übernehme die Produktionsleitung und bin Teil des Projektmanagements und des Gewerkes Licht.
Ich mag die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams und bin stets wissbegierig und neugierig auf das Können meiner Mitstreiter*innen und habe Freude daran, diese Vielfältigkeit zu vereinen. Außerdem interessiere ich mich besonders für die Mediensoziologie und Medienforschung. In meiner freien Zeit lese ich gerne ein gutes Buch in einem gemütlichen Café, verbringe Zeit mit meiner WG und Freunden und gehe zum Fitnessboxen.

David, 22, Audiovisuelle Medien

David: Ton, Sound, Licht, Dokumentation

Hi, ich bin 22 Jahre alt, David, und studiere Audiovisuelle Medien. 

Schlemmer x Beats ist meine erste Event Media Studioproduktion und ich kümmer mich hauptsächlich um den Sound. Ich mag laute Musik und will vielleicht irgendwann Lehrer werden.

Niels, 22, Audiovisuelle Medien

Niels: Produktionsleitung, Fotografie, Programmierung, Licht

Moin! Ich heiße Niels, bin 22 und Studiere Audiovisuelle Medien im siebten Semester. Schlemmer X Beats ist jetzt schon meine dritte Event-Media Produktion. Dieses Mal bin ich in Programmierung, Medientechnik und Fotografie unterwegs und unterstütze zudem in Projektleitung und wo ich eben gerade gebraucht werde. 

In meiner Freizeit bin ich meist beim Musikhören oder mit Freunden anzutreffen, bastel an einer Hifi-Anlage, oder meinem Computer rum, oder tu was mir sonst eben gerade spaß macht.

Beitrag von Sophia Schimpgen

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Event Media dankt Laudert!

© Laudert

Ein großes Dankeschön an Laudert GmbH + Co. KG für die großzügige finanzielle Unterstützung unserer Studioproduktion Schlemmer x Beats! 

Mit über 500 Medienmachern an den Standorten Vreden, Hamburg, Stuttgart und Bad Waldsee sowie weiteren Teams in Bangkok und Ho-Chi-Minh-Stadt, ist Laudert ein führender Dienstleister für alle Facetten der Produkt- und Markenkommunikation. Die langjährige Expertise aus Fotografie, Medien-IT, Medienproduktion und Digitaldruck wird im Home of Media auf innovativste Weise unter einem Dach gebündelt. Die Kreativ-Unit LOFT macht das Portfolio zu einem der umfangreichsten am Markt.