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„Der Projektplan – 3 Programme zur Erstellung im Vergleich“

Dieses Semester sind wir ein großes Team mit 17 Studierenden. Um auch hier den Überblick behalten zu können, habe ich mich als Hauptverantwortliche des Projektmanagements hingesetzt und einen Zeitplan erstellt. Dieser Zeitplan integriert nicht nur die einzelnen Teams und deren Aufgaben. Auch die zeitlichen Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben werden sichtbar.

Anfangs war ich mir nicht sicher, wie ich diese Aufgabe am besten lösen sollte. Nach Absprache mit der Tutorin erstellte ich einen Projektplan in Form eines Gantt-Charts.

Insgesamt habe ich drei verschiedene Tools angewandt um herauszufinden, welches das beste und einfachste Programm ist. Ich werde jetzt die Unterschiede und Vorteile der einzelnen erläutern, aber beginnen wir erst einmal mit den Grundlagen.

Ein Gantt-Chart ist ein Projektplan, der den Verlauf des Projekts genau abbilden soll. Verschiedene Projektaktivitäten werden hierbei in ihrer zeitlichen Dauer und Abfolge dargestellt. Dies alles in Form von Balken.

Online gibt es viele Softwareangebote zur Erstellung eines Gantt-Charts. Ich habe mich für drei unterschiedliche Arten von Programmen entschieden.

Meine erste Wahl fiel auf das Programm MatchWare Mind View 6, eine kostenpflichtige Software, die man allerdings 30 Tage kostenlos testen kann. Des Weiteren habe ich GanttProject heruntergeladene. Eine Freeware, welche ich von meiner Tutorin empfohlen bekommen habe. Und als letzte Option habe ich Excel verwendet, denn auch hier gibt es die Option, Gantt-Charts zu erstellen.

Mind View 6

Betrachten wir als erstes Mind View 6, hergestellt von MatchWare. Die Einzellizenz für dieses Programm kostet nach dem Probemonat 349€, benutzt man es online kostet es 9€ mtl. für ein Jahr.

Mir hat das Programm viel Freude gemacht, da es strukturiert aufgebaut ist und man es ohne viel Einarbeitungszeit nutzen kann. Das Programm ist weitergehend selbsterklärend.

Projektplan 1

Die Benutzeroberfläche ist gut gegliedert. Das Erstellen von Aufgaben und Unteraufgaben ist direkt mit Öffnen des Programms möglich. Nach Eingabe des Startdatums und der Dauer, wird das Ende automatisch ermittelt und die Aufgabe in das Diagramm auf der linken Seite aufgenommen. Die Balken sind schnell farbig markiert um die Zuständigkeitsbereiche zu verdeutlichen. Zudem gibt es eine Anzeigelinie des heutigen Datums, sodass man jederzeit den Überblick hat.

Das Programm bietet noch viele weitere hilfreiche Werkzeuge an. Ein großer Vorteil meiner Meinung nach ist, dass man die Darstellung des Plans variieren kann. So kann man die Aktivitäten beispielweise auch als Zeitstrahl anzeigen lassen.

Projektplan 2

Probleme hatte ich mit diesem Programm bei der Erstellung einer Legende. Dies ist mit der Demoversion nicht möglich, die Vollversion bietet diese Option allerdings.

Auch problematisch ist das Exportieren dieser Datei, sodass sie für das ganze Team verwendbar wird. Es gibt viele Optionen, die Datei zu exportieren, von allen geläufigen Office Programmen, über xml-Dateien hin zu Bild-Dateien und pdf. Hier stößt das Programm allerdings an seine Grenzen, da die Abbildungen auf der rechten Seite (sei es ein Gantt-Chart oder die Zeitleiste) beim Exportieren in Office Programme verloren gehen und nur die Rohdaten verfügbar sind. Die gesamte Datei lässt sich also nur als pdf oder Bild exportieren. Die Bearbeitung ist hierbei aber nicht mehr möglich, weshalb das Chart nicht in Teamarbeit entstehen kann. Es sei denn, jeder lädt sich die Software herunter.

GanttProject

Beleuchten wir als nächstes die Freeware GanttProject näher. Nach dem Download ist die Software direkt verfügbar. Sie ist kostenlos und kann jederzeit deinstalliert werden. Das Programm ist einfach gehalten und beinhaltet nur die nötigsten Werkzeuge, die man zum Erstellen eines Gantt-Charts benötigt. Die Nutzeroberfläche ist somit schlicht.

Projektplan 3

Daher ist es auch einfach, sich mit diesem Programm zurecht zu finden. Es ist ebenfalls möglich Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen und deren Abhängigkeit zueinander auszudrücken. Auch das Einfärben von Aufgaben nach Zuständigkeitsbereichen ist möglich, jedoch aufwändiger als bei Mind View 6.

GanttProject bietet ebenfalls die Möglichkeit das Diagramm in anderer Weise darzustellen. Die hier gegebene Möglichkeit ist das Erstellen eines PERT-Diagramms, welches vor allem Abhängigkeiten und zeitlich kritische Wege verdeutlicht.

Projektplan 4

Allerdings gibt es mit diesem Programm genau dieselben Probleme wie mit Mind View 6. Es ist nicht möglich eine Legende zu erstellen. Und zudem gibt es auch hier keine Option das Chart zu exportieren und einer breiteren Masse zur Bearbeitung freizugeben. Mögliche Format zum Exportieren sind html, pdf oder Bilddateien.

Excel

Als letztes Programm habe ich mir noch das Microsoft Office Programm Excel angeschaut. Vor meiner Recherche wusste ich nicht, dass man mit Excel die Möglichkeit hat, ein Gantt-Chart zu erstellen. Doch es funktioniert unerwartet einfach.

Projektplan 5

In dieser Maske kann man einfach Projektplanung auswählen, und eine Vorlage erscheint direkt. In diese muss man nun die Bezeichnungen der einzelnen Aufgaben einfügen, deren Startzeitpunkt und die Dauer, und auch Excel generiert ein gut formatiertes Gantt-Chart.

Für mich war die Arbeit mit Excel einfach, da es ein Programm ist, an welches man gewöhnt ist und es zu bedienen weiß. Daher ging das Erstellen des Diagramms bei Excel am schnellsten und am unkompliziertesten. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Excel auf den meisten Computer bereits installiert ist und man nicht zusätzlich eine Software downloaden muss. Die Gebühren hierfür sind die gezahlten Lizenzgebühren für das Microsoft Office Paket.

Projektplan 6

Zudem ist Excel das einzige der betrachteten Programme, welches schon in der Vorlage eine integrierte Legende hat, welche man nur noch bearbeiten muss.

Das Exportieren des Charts ist nur als pdf möglich, was mich aber bei hier gar nicht stört, da man es auch einfach als Excel-Datei an das Team weitergeben und so jeder das Dokument bearbeiten kann.

Probleme sehe ich in der nicht ganz so detaillierten Darstellung von Zusammenhängen und Abhängigkeiten. Hierfür bietet Excel nicht die nötigen Werkzeuge, wie es die beiden Programme davor getan haben.

Abschließende Bewertung

Zum Ende möchte ich nochmals kurz Pro und Contra der einzelnen Programme abwägen.

Mind View 6 von Match Ware ist das ausgereifteste und detaillierteste Programm der drei getesteten. Das Arbeiten hiermit macht richtig Spaß, da man so viele Tools zur Gestaltung des Charts zu Verfügung hat. Allerdings ist das unbeschränkte Nutzen der Software nur gegen eine hohe Lizenz möglich, die sich für die Weite der Nutzung, wie wir es in der Studioproduktion tun, nicht lohnt.

GanttProject ist hierfür eine willkommene Alternative. Denn durch das kostenlose Angebot ist es jedem möglich, mit einer professionellen Software einen Projektstrukturplan zu erstellen. Auch ist die einfache Handhabung ein großer Vorteil. Probleme sehe ich im Veröffentlichen oder der gemeinsamen Bearbeitung. Für diesen Fall bietet GanttProject keine Lösung. Ebenfalls gibt es keine Legende, die das allgemeine Verständnis vereinfachen würde.

Bezüglich Excel muss ich sagen, dass ich von der Einfachheit positiv überrascht bin. Zudem ist es für jeden Studierenden zugänglich und jedes Teammitglied kann den Plan bearbeiten. Zudem vereinfacht auch die Anwesenheit einer Legende das Arbeiten mit diesem Programm enorm. Details der Darstellung bleiben hier allerdings auf der Strecke.

Meine Empfehlung für die Studioproduktion Event Media ist dennoch das Nutzen von Microsoft Excel, da hier einfach jeder schon Erfahrung hat im Umgang und auch jeder die Datei problemlos öffnen und bearbeiten kann.

Soll der Plan allerdings eh nur von einem Verantwortlichen betreut werden, würde ich mich für GanttProject entscheiden. Dieses Programm bietet gute Möglichkeiten zur Darstellung, und das Ganze kostenlos!

Beitrag von Verena Jochim

Die Sache mit der Organisation…

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If you fail to plan you plan to fail (Benjamin Franklin)
Schon Benjamin Franklin wusste, wie wichtig die strukturierte Organisation eines jeden Projektes ist. Als Medienwirtschaftler hört man in seinem Studium die Vorlesung Projektmanagement. Dadurch wussten auch wir, wie wichtig ein gutes Projektmanagement ist. Uns ist klar: Viele tolle Ideen und ziemlich wenig Zeit.
Wir machten uns an die grundlegendsten organisatorischen Aufgaben. Zuerst eine Liste mit allen wichtigen Kontaktdaten. Wir einigten uns darauf, eine Tabelle in der Google Drive anzulegen. Der Vorteil dieser Tabellen ist die Interaktivität und dass sie so von allen bearbeitet werden kann, ohne dass neue Versionen entstehen. In der Tabelle integrierten wir eine Spalte für bestmögliche Erreichbarkeit.
Auch für unseren Verfügbarkeitskalender bot sich eine solche Tabelle an.
Wir erstellten ein Teamchart, welches die Kommunikationswege aufzeigen soll.

Teamchart

Dem Projektmanagement ist es wichtig, immer über den aktuellen Stand der einzelnen Aufgaben bescheid zu wissen.

Damit wir alle einen guten Überblick über das gesamte Projekt Jukebox und die zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitspakete haben, sollte der Ablauf des Projektes visualisiert werden. Wir suchten eine Projektmanagementsoftware.
Trello und Freedcamp sind tolle onlinebasierte Tools. Voraussetzung ist aber, dass das gesamte Team das Programm auch nutzt und pflegt.
Daher kam es zu einem Abwägungsprozess: Natürlich würde eine solche Software das ständige und für alle Beteiligten sehr mühsame Nachhaken vorbeugen, da der Fortschritt jedes Arbeitspakets online abgerufen werden kann.
Wenn der Fortschritt vom jeweils Verantwortlichen aber nicht dokumentiert wird, nützt das tollste Tool nichts. Werden die anderen Teammitglieder diese Mehrarbeit auf sich nehmen und fein säuberlich eintragen, was gemacht wurde und wie weit das Arbeitspaket erledigt ist?
Die Wahrscheinlichkeit, dass wir ständig an das Tool erinnern müssen, schätzten wir als relativ hoch ein. Wir beschränken uns auf eine Offline-Lösung, die uns helfen soll, die Abläufe zu visualisieren. Wir setzten uns mit den Desktop-Projektplanungs-Lösungen auseinander .Wie das bei Freeware ist, unterstützen einige Programme nur bestimmte Betriebssysteme. Da das Programm auf Mac OS laufen sollte, schieden einige Angebote aus.

OpenProj

Desktop-Ansicht des Programm OpenProj

Herr Mühlhöfer gab uns den Tipp, dass es ein Programm namens GanttProject gibt, das schon einige unserer Vorgänger genutzt hatten. Hier könne Ganttchats (Balkendiagramme) erstellt werden. Wir testeten wir das Tool, pflegten bisherige Daten ein und bei der Ausgabe der PDF- bzw. JPG- Formate kam die Erkenntnis, dass wir unsere Zeit verschwendet hatten.

GanttProject quetschte das gesamte Projekt auf eine DinA4 Seite. Unsere Meilensteine & Steps waren unlesbar. Wir recherchierten noch einmal und stießen auf das Programm OpenProj. Das Programm wird zwar nicht mehr weiterentwickelt, läuft aber problemlos auf Mac OS. Der Funktionsumfang ist ein bisschen größer als bei GanttProject und es erscheint benutzerfreundlicher. Die Ausgabe der Pläne & Charts ist zwar nicht optimal, da nicht viel eigestellt werden kann. Allerdings bringt es die Pläne auf mehreren Seiten unter. Zumindest für´s Erste sind wir mit diesem Programm zufrieden und werden es zur Projektplanung nutzen.
Wenn unser Produktionsplan steht und integriert werden kann, wird der Balkenplan an unsere Pinnwand gehängt. So weiß jeder, wann was zu tun ist.

 

Beitrag von Ann-Christin Grözinger

Das Management meldet sich zu Wort…

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…inzwischen zwar nicht mehr ganz so häufig, aber so war das nicht immer.

Jetzt, da wir in der Produktionsphase stecken und jedes Gewerk einen zeitlichen Überblick über die kommenden Wochen hat und darüber welche Arbeiten anstehen, kann sich das Projektmanagement diesen Blogartikel verfassen.

Zu Beginn der Produktion war es oft schwierig sich darüber klar zu werden, wer genau was zu tun hat und bis wann welche Sache erledigt sein MUSS bzw. kann. Dank Frau Drees‘ Unterstützung und einer genauen Übersicht über die Tätigkeiten der einzelnen Gewerke, konnten wir inzwischen einen relativ konkreten Plan entwickeln.

Zunächst musste überlegt werden, welches Gewerk mit welchem anderen zu tun hat bzw. welche Gewerke sich gegenseitig beeinflussen. So war es u.a. wichtig sich mit der Programmierung zu besprechen, um in Erfahrung zu bringen bis wann Spielgrafiken und Sounds benötigt würden. Denn erst nach deren Erhalt kann das Spiel fertig gestellt werden. Anschließend konnte man wiederum grob einschätzen, wie lange es dauern würde die Medien zu produzieren und entsprechend Deadlines setzen.

Außerdem war es wichtig die Gewerke darüber zu informieren und daran zu erinnern sich untereinander abzustimmen. Anfangs fiel es oft schwer einen exakten Zeitpunkt zu bestimmen, wann welches Gewerk überhaupt aktiv werden konnte. Das Licht z.B. wurde bisher außen vor gelassen und wird erst in der Bühnenbauphase mehr zum Einsatz kommen.

Bei anderen Gewerken wiederum galt es bald möglichst damit anzufangen, Medien zu erstellen, von denen noch niemand wusste, wie genau diese Aussehen sollten, so beispielsweise beim Ton, der seitdem unter Hochdruck an Hintergrundmusik und speziellen Sounds arbeitet.

Teilweise mussten auch Gewerke erweitert werden, wie z.B. die Grafik, welche schließlich durch zwei Personen im Bereich „3D“ erweitert wurde, um die anderen Mitglieder zu entlasten und die Erfahrung derer zu nutzen, die sich bereits in diesem Bereich auskennen.

Diese Erfahrungen halfen auch im Bereich Film/Video besonders einen genaueren Zeitplan für die Drehtermine zu erstellen, da die entsprechenden Mitglieder des Gewerks selbst einschätzen konnten, wie lange sie für das Drehen und Schneiden des Filmes brauchen würden.

Insgesamt ist es beeindruckend, welche Arbeitsschritte auf die Teams zukommen und welchen Bereichen noch gar nicht bewusst war und ist, was noch so kommen mag.IMAG2930

All das ist schließlich in einem vorläufigen Projektstrukturplan festgehalten, der nun an unserer Pinnwand hängt und den die Produktionsleitung im Laufe der Zeit immer wieder abändert und verfeinert.

 

Beitrag von Nicole Huber

MediaNight 2014 – Edgar´s Paper Palace

„Groß war auch das Interesse an der Rauminstallation ‚Edgar´s Paper Palace‘. Was die Gruppe des Bereichs Audiovisuelle Medien mit ihrer interaktiven Papierwelt zu Edgar Allan Poes bekanntestem Gedicht ‚The Raven‘ erarbeitet hat, war künstlerisch sehr gelungen.“
(Filder-Zeitung vom 18.01.2014)
 

Vor kurzem war die MediaNight 2014 an der Hochschule der Medien in Stuttgart und wir präsentierten „Edgar´s Paper Palace“:

Am 16. Januar tauchten hunderte von Besuchern in unseren interaktiven Papierpalast.
Der Gedanke dahinter: Wenn man ein Buch aufschlägt und liest, spielt sich die Geschichte im Kopf ab. Danach schließt man das Buch wieder. Wir haben ein begehbares Buch gebaut. Eine Bühne aus Papier, ein Papierpalast – Edgars Paper Palace.

An einzelnen Buchstaben der überdimensionale Buchstabenwand waren Hörlöcher mit Gedichtspassagen installiert.

© Ferdinand Reitze

Auf die Fragen des Studenten antwortet der Rabe ausschließlich „Nevermore“ und treibt ihn somit zunehmend in den Wahnsinn.
 © Ferdinand Reitze
Über eine Leap Motion steuerten die Besucher eine Rabenschwarm

© Ferdinand Reitze

Die Geschichte ist Edgar Allan Poes „The Raven“. Es geht um einen jungen Mann, der seiner Geliebten nachtrauert. Ob ihn seine Geliebte verlassen hat, oder stirbt wird im Gedicht nicht klar. Wir sagen, sie stirbt. Die Trauer treibt das lyrische Ich in den Wahnsinn. Der Wahnsinn wird im Gedicht durch einen Raben symbolisiert. Der Rabe kommt und bleibt. Treibt das lyrische Ich immer weiter in den Wahnsinn.

Mit Hilfe von Projektionen inszenierten wir unsere weiße Papierwelt und der Besucher tauchte in die Welt des geschriebenen Wortes.

© Ferdinand Reitze

Wir haben das Gedicht deshalb in drei Teile, drei Räume aufgeteilt. An der MediaNight konnten die Besucher das Gedicht über Grafiken, Videomappings, Hörstationen und Interaktionsmöglichkeiten miterleben.

von Ferdinand Reitze und Ramona Haisch

 

Den kompletten Artikel der Filder-Zeitung findet ihr hier.

 

Konzeptarbeit

Unser Projektplan bis zur Fertigstellung unserer Installation ist ambitioniert: Neben den wöchentlichen Teambesprechungen treffen wir uns immer häufiger in kleinen Gruppen, um schneller voran zu kommen.

In der letzten Woche erarbeiteten Clara Ketterer und André Bohr noch detaillierter das Konzept, so dass das Team und die Betreuer heute das Konzept ohne größere Änderungen abnehmen konnten.

Konzepte
Skizzen für die Konzeption. Foto © Christoph Volk

Als nächsten Schritt werden wir die Mengen des benötigten Equipments analysieren, damit das Sponsoring-Team den Unternehmen gegenüber genaue Wünsche äußern kann. Bezüglich der rein finanziellen Unterstützung hat Niko Schotte bereits einige Unternehmen kontaktiert.

Handys
Gesponserte Handy-Dummys für den Handywald. Foto © Christoph Volk

Christoph Volk und André Bohr haben einen Prototyp für den Handywald gebastelt. Dafür haben sie ein Handy-Dummy an einer Stange befestigt, die auf einem leicht beweglichen Gelenk steht. In das Handy-Gehäuse haben sie einen Lautsprecher eingebaut. Der Prototyp wurde vom Event Media-Team für gut befunden und soll nun in Serie gehen. Für den Handywald benötigen wir 30 solcher Konstruktionen.


Skizze vom Handywald. Foto © Christoph Volk
Unsere Design-Expertin Lara Garcia, wird in der kommenden Woche weitere Vorschläge für die Vorurteile-Wand entwerfen. Auf Banner, die an der Decke hängen, werden plakative Slogans gedruckt, die die Vorurteile der neuen Medien symbolisieren.

Für die Soundproduktion konnten wir zwei Kommilitonen gewinnen, die für uns eine Sinfonie aus Handy- und PC-Geräuschen komponieren. Erste Vorschläge bekommen wir Anfang Mai zu hören.

In einer Woche beginnen wir mit der Produktion. Dafür müssen wir noch einige Vorbereitungen treffen. Selina Schleich castet beispielsweise vorab einige Sprecher, die die Telefongespräche für den Handywald einsprechen.

Beitrag von Selina Schleich