Virtuelles Projektmanagement – was steckt dahinter?

Die Event Media Studioproduktion fängt so langsam an Gestalt anzunehmen. Das Feinkonzept ist soweit ausgearbeitet, dass wir mit der Produktion starten können. Die Covid-19 Pandemie stellt uns als Projektmanagement in diesem Semester erneut vor die Herausforderung das gesamte Team und somit auch das Projekt virtuell zu koordinieren. Ein persönliches Kennenlernen und Arbeiten ist dieses Semester leider bisher nicht möglich. Doch durch die Nutzung unterschiedlicher Online-Tools, wie Slack und Miro, konnten wir einen guten Kommnunikationsfluss im Team schaffen. Über Slack findet der Austausch der einzelnen Gewerke statt, sowie Absprachen und das Teilen von Informationen. Miro ist für den kreativen Teil zuständig, dort werden Moods, Grafiken, Bilder, Videos und alles was wir benötigen festgehalten.
Nach den ersten Meetings wurde das Team in verschiedene Gewerke aufgeteilt, mit Hilfe eines Organigramms. Die Gewerke sind Produktionsleitung, Regie, Mediensteuerung, Animation, Bühne, Video, Licht, Grafik, Fotografie, Dokumentation, Ton, Medientechnik, Projektmanagement, Sponsoring & Finanzen und PR. Die Produktion wird vom Leitungsteams, das aus Frau Prof. Drees, Herr Mühlhöfer und Frau Weber besteht, betreut und unterstützt. Dabei stehen sie dem gesamten Team beratend zur Seite.

Ein Einblick ins Home Office

In unseren wöchentlichen virtuellen Meetings besprechen wir gemeinsam die aktuellen Satus Quos der einzelnen Gewerke und klären die jeweiligen Aufgaben und nächsten Schritte. Das Projektmanagement bereitet diese Meetings vor und leitet diese mithilfe einer Agenda. Das Projektmanagement stand zu Beginn vor mehreren organisatorischen Aufgaben bzw. Themen, wie die Erstellung eines gemeinsamen Kalenders, um die Terminfindung unter den Gewerken zu vereinfachen, eine Teilnehmerliste anzulegen und sich mit dem bevorzugten Kommunikationstool Slack einzuarbeiten.
Aktuell sind die Hauptaufgaben des Projektmanagement das Sponsoring voran zu treiben und die ersten Blogeinträge an den Start zu bringen. Das Zeitmanagement, sowie den finanziellen Überblick zu behalten ist eine kontinuierliche Aufgabe.
Der nächste Meilenstein ist der Interviewdreh und die Content Produktion von Video und Ton.

Beitrag von Ida Teschner

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