Virtuelles Projektmanagement – was steckt dahinter?

Die Event Media Studioproduktion befindet sich inzwischen mitten in der Planung und Umsetzung. Die Covid-19 Pandemie stellt uns als Projektmanagement in diesem Semester erneut vor die Herausforderung das gesamte Team und somit das Projekt virtuell zu koordinieren. Ein persönliches Kennenlernen und Einarbeiten im Team war somit in diesem Semester leider nicht möglich. Doch durch die Nutzung von unterschiedlichen Online-Tools, wie Discord, Trello oder Miro konnten wir einen guten Kommunikationsfluss schaffen. Über diese Tools findet der Austausch der einzelnen Teams statt. Dabei werden neue Gedanken zum Konzept geteilt, Aufgaben vergeben oder offene Fragen geklärt.

Zuvor wurde das gesamte Team in verschiedene Gewerke aufgeteilt und in einem Organigramm festgehalten. Die Produktion wird vom Leitungsteam, das aus Frau Prof. Drees, Steffen Mühlhöfer und Nadja Weber besteht, betreut und unterstützt. Dabei stehen sie dem gesamten Team beratend zur Seite. Darunter befinden sich die Gewerke Produktionsleitung, Produktionsmanagement, Sponsoring, PR, Regie, Bühne, Ton, Video, Fotografie, Medientechnik, Mediensteuerung, Grafik, Dokumentation, Programmierung und Animation.

Einblicke in die Organisation des Projektmanagement

In unserem wöchentlichen virtuellen Meeting besprechen wir gemeinsam die aktuellen Status Quos der einzelnen Gewerke und klären die jeweiligen Aufgaben und nächsten Schritte. Als Projektmanagement bereiten wir diese Meetings vor und leiten diese. Über eine virtuelle To Do Liste, dem Trello Board, haben alle einen transparenten Überblick über die zu erledigenden Aufgaben.

Für uns als Projektmanagement standen zu Beginn zunächst viele organisatorischen Themen an wie die Erstellung einer Verfügbarkeitsliste aller Teilnehmer, eines Organigramms mit Zuordnung zu den einzelnen Gewerken, sowie eine kurze Einführung in die zu verwendenden Tools zu geben, sodass jeder auf dem gleichen Wissensstand diesbezüglich ist. Aktuell sind die Hauptaufgaben des Projektmanagement in dieser Produktion die virtuelle Koordination des gesamten Teams sowie die zeitliche als auch finanzielle Planung. Der nächste Meilenstein für uns ist die anstehende Produktionsplanung. Durch verschärfte Hygiene Vorschriften wird auch dies eine spannende Herausforderung. Doch dazu mehr in den kommenden Beträgen.

Beitrag von Leonie Dapfer, Ngoc Thuy Thuong Trinh und Marie Senghas

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