Von Anfang bis Ende mit dabei – das Sponsoring!

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In den vergangen Wochen haben wir euch bereits die Konzept- und Logoentstehung unserer Studioproduktion JUKEBOX vorgestellt. Um unsere Ideen Wirklichkeit werden zu lassen, benötigen wir finanzielle Mittel in Form von Sponsorengeldern. Die Arbeit des Sponsoring-Teams beginnt direkt zum Projektstart und endet mit der Realisierung des Projektes.

Wir dachten: „Je früher wir starten umso besser!“ und setzten uns an die Vorbereitungen zur Sponsorengewinnung. Uns standen die Unterlagen des Sponsoring-Teams des vergangenen Semesters zur Verfügung. Dies erleichterte die Vorbereitungen. Wir konnten die Kontaktliste mit potenziellen Sponsoren, eine Projektpräsentation inklusive der definierten Sponsoring Pakete und ein Email-Anschreiben aus dem vorherigen Semester überarbeiten statt diese von Grund auf neu zu erstellen.

Für die Teamkontaktliste wandelten wir die Excel Liste in ein Google Drive Dokument um. Wir stellten fest, dass uns nicht die aktuellste Version aus dem letzten Semester vorlag. Im vergangen Semester wurde ebenfalls mit einem Google Drive Dokument gearbeitet. Es handelte sich bei der aktuellsten Version nicht um eine Excel Liste, sondern um einen Link in einem Word-Dokument in unserer Dropbox. Hier zeigte sich der Nachteil an der Arbeit mit Google Drive Dokumenten: Wenn parallel mit Dropbox gearbeitet wird, müssen Links zu Online Dokumenten in Word oder Excel abgespeichert werden und exakt betitelt werden, sonst finden Dritte die Dokumente nicht.

Zur Ergänzung der Kontaktliste führten wir ein Brainstorming im Team durch. Wir addierten mögliche Kontakte für den benötigten Drehort, Kostüme für den Dreh und mögliche Verleihs von Diner Möbeln im 50er Jahre Stil und Jukeboxen. Wir haben beim Locationscouting ein bisschen nachgeholfen. Wir teilten die Liste im Team auf und jeder übernahm für die Ansprache bestimmter Kontakte die Verantwortung.

In der Zwischenzeit der Konzeptausarbeitung zu Produktionsbeginn haben wir nach Essenssponsoren geschaut. Hier kamen viele Vorschläge aus dem gesamten Team. Es ist sehr schwierig einen Sponsor für warme Mahlzeiten zu finden. YORMAS war wie immer da. Ein erster Erfolg! Das Nachfassen der potentiellen Sponsoren für warme Speisen blieb jedoch erfolglos. Es hagelte nur Absagen.

War das ein schlechter Vorbote für die bevorstehende Akquise der Geldsponsoren? Wir griffen auf bestehendes Knowhow aus dem vorherigen Semester zurück. Hier ging die Sponsorensuche nur schleppend voran. Deshalb wurde ein Kuchenverkauf veranstaltet. Um langfristig auf mögliche finanzielle Lücken vorbereitet zu sein, planen wir zwei Kuchenverkäufe für Ende November und Anfang Dezember.

Jetzt ist unser Konzept konkret genug, um mögliche Sponsoren zu überzeugen. Wir starten mit der Akquise nach finanziellen Sponsoren. Dazu legen wir folgenden Weg der Ansprache fest: Zuerst telefonisch Kontakt aufnehmen und anschließend bei Interesse Unterlagen per Email zusenden. Falls keine Rückmeldung erfolgt innerhalb einer Woche nochmal telefonisch nachfassen. Zu Beginn der Akquise fragen wir gezielt Sponsoren der letzten Studioproduktionen an, um an eine tolle Zusammenarbeit aus dem vergangenen Semester anzuknüpfen.

Obwohl wir bereits Partner für unsere Studioproduktion JUKEBOX gewinnen konnten, ist die Finanzierung unseres Projektes noch lange nicht in trockenen Tüchern.  Wir brauchen circa 2000,  vielleicht 3000 Euro an Geldmitteln. Dann kommen die Sachmittel und die Manpowermittel hinzu. Mit unseren Kuchenverkäufen am 19.11. und 10.12.15 hoffen wir unsere Kasse aufzubessern.

Beitrag von Anne Budnicki

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