Um unser Projekt „Synesthesia – extended perception“ erfolgreich ans Ziel zu bringen, ist es von großer Bedeutung ein erfolgreiches Projektmanagement durchzuführen. In diesem Semester sind Franziska und Marcel, aus dem Studiengang Medienwirtschaft, die Projektmanager die ihre Aufgaben in den Bereichen der Initiierung, Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes sehen.
Im Detail wurde zu beginn des Semesters bereits früh daran gearbeitet die einzelnen Teammitglieder in Departments zu unterteilen. So wurden erste Verantwortlichkeiten verteilt und jedes Teammitglied war sich dessen Aufgabe bewusst. Um diese Verteilung zu Visualisieren wurde hierfür ein Organigramm erstellt:
Organigramm „Synesthesia – extended perception“ – Stand Mai 2018
Im zweiten Schritt der Projektplanung ging es in die Detailplanung der einzelnen Projektphasen jedes Departments. Hierfür hat das Projektmanagement einen Produktionsplan erstellt. Dieser ist ein wichtiges Instrument um Planungsaktivitäten, ihre Durchlaufzeiten und Fertigstellungstermine zu definieren und in einer zeitlichen Darstellung zu visualisieren. So kann jedes Teammitglied seine Aufgaben nachvollziehen, Arbeitspakete überprüfen und ggf. frühzeitig erkennen ob es Zeitmanagement-Probleme gibt. Durch diese transparente Darstellung der einzelnen Projektphasen wird gewährleistet, dass möglich zeitliche Abweichungen oder Beeinflussungen erkannt werden und erneut planerisch durchdacht werden, um den Projektfortschritt nicht zum stocken zu bringen. So wird bis zum Ziel, der Medianight am 5.7.2018, an der Projektplanung gearbeitet um den Besuchern ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt präsentieren zu können.
Produktionsplan „Synesthesia – extended perception“ – Stand Mai 2018
Weitere Aufgabe des Projektmanagements in diesem Semester ist unter anderem die Erstellung eines Time-Tracking-Sheets. Hier muss jedes Teammitglied seine zeitlichen wöchentlichen Aufwände dokumentieren und der Produktionsleitung zur Verfügung stellen. So kann eine optimale Auslastung aller Teammitglieder überprüft und ggf. angepasst werden.
Des weiteren ist eine Verfügbarkeits-Liste ein weiteres wichtiges Tool, um mögliche Abwesenheiten einzelner Teammitglieder zu dokumentieren und anfallende Aufgaben neu zu verteilen. Diese Herangehensweise vermeidet Überraschungen und trägt zum Planungserfolg des Projektmanagement bei.
Abschließend gilt es für das Projektmanagement im gesamten Projektverlauf stehts die „Augen und Ohren“ offen zu halten, um mögliche Schwierigkeiten, sei es Zeitmanagement, Kostenmanagement oder Qualitätsmanagement, frühzeitig erkennen zu können. So muss das aus dem Projektmanagement bekannte „magische Dreieck“ stets beobachtet und ggf. durch Änderung der Steuerungsgrößen angepasst werden.
Magisches Dreieck – Quelle: www.pmqs.de
– von Marcel Werner