Event Media

Zu Beginn des Projektes hatte noch niemand des Gewerks „Sponsoring“ Erfahrung in der Sponsorensuche und im Umgang mit Sponsoren. Es war klar, dass in kurzer Zeit so viel wie möglich gelernt und aktiv umgesetzt werden musste.

Eine der ersten Aufgaben war die Überarbeitung des Sponsoringpakets innerhalb der Gruppe. Es musste ein neues Exposé erstellt werden, das einen Ausblick auf die diesjährige Event Media-Produktion „Exlibris“ geben sollte. Um das Exposé bestmöglich zu verfassen, wurde eine kreative Schreibtechnik angewandt, um den besten Output zu generieren. Dabei wurde ein Timer auf eine begrenzte Zeit, in unserem Fall eine Minute, gestellt. Es sollte alles aufgeschrieben werden, was einem zum Thema „Exlibris“ einfällt, ohne den Stift wegzulegen. Nach mehreren Durchgängen wurden die Texte immer vielfältiger und das Vokabular immer abwechslungsreicher.

Die bereits vorhandenen Sponsorenlisten vergangener Studioproduktionen von Event Media wurden genau studiert. Sie wurden im Team diskutiert und unter den Mitgliedern des Sponsoringteams aufgeteilt. Jedes Mitglied musste sich mit den ihm zugeteilten Sponsoren auseinandersetzen und zeitnah Kontakt aufnehmen. Der Kontakt zu den jeweiligen Unternehmen wurde im ersten Schritt telefonisch hergestellt. Die Sponsoren wurden proaktiv telefonisch kontaktiert. Um die Telefonate zu erleichtern, wurde ein allgemeiner Telefonleitfaden erstellt, da gerade zu Beginn noch viele Unsicherheiten bestanden. Des Weiteren sollten im Telefonat keine Informationen zur bevorstehenden Produktion vergessen werden.

Rückblickend kann festgestellt werden, dass der Telefonleitfaden als grobe Orientierung dienen kann. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass jedes Telefonat sehr individuell verläuft. Die Informationen, die für die potentiellen Sponsoren von Bedeutung sein könnten, müssen omnipräsent sein. Andernfalls kann das Gespräch unnatürlich wirken und der potenzielle Sponsor nicht überzeugt werden. Im Anschluss an die Telefonate wurde jeweils eine Mail an das entsprechende Unternehmen verschickt. Im Anhang der Mails ist das Sponsoringpaket zu finden.

Es enthält allgemeine Informationen über die HdM sowie Informationen über die Studioproduktion Event Media enthalten. Insbesondere sind hier Präsentationen vergangener Produktionen zu finden. In diesem ausführlichen Sponsoringpaket finden sich auch Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung (Deluxe-Paket, Premium-Paket und Basic-Paket) und den damit verbundenen Leistungen, die die Sponsoren im Gegenzug erhalten. Bei diesen Leistungen handelt es sich um die Veröffentlichung der Logos der Sponsoren auf unseren Social Media Accounts. Die Logos werden auch auf den Plakaten der Studioproduktion zu sehen sein. Auf dem Blog wird es über jeden Sponsor einen kleinen Beitrag geben, in welchem die Studioproduktion ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringt. 

Insgesamt wurden über 100 verschiedene Unternehmen für ein Sponsoring, sei es materiell oder finanziell, angefragt. Von diesen Unternehmen hat etwa ein Drittel geantwortet. Die Mehrheit der Firmen hat sich nicht gemeldet, was zu einer kollektiven Frustration im Team geführt hat. Um diese Frustration zu überwinden haben die Mitglieder des Teams sich gegenseitig über ihre Enttäuschungen ausgetauscht und sich gegenseitig motiviert.

Von den genannten Rückmeldungen haben 10 Unternehmen eine Zusage gegeben. Davon haben 4 Unternehmen finanzielle Unterstützung und 6 Unternehmen materielle oder kulinarische Unterstützung zugesagt. Bei materieller Unterstützung handelt es sich um brauchbare Baumaterialien oder Medientechnik und bei kulinarischer Unterstützung geht es darum, dass für Lebensmittel und Getränke gesorgt ist, wenn an der Produktion gearbeitet wird. 

Die Schlussfolgerung daraus ist, dass weiterhin proaktiv neue Sponsoren gesucht und angesprochen werden, da die bisherigen finanziellen Mittel nicht ausreichen, um alle geplanten Teilprojekte zu realisieren. Die hohe Inflation und die schlechte Wirtschaftslage erschweren dies, dennoch wird mit allen Mitteln versucht, potentielle Sponsoren zu überzeugen. In diesem Zuge wurde beschlossen, das Sponsorenpaket nochmals zu überarbeiten und noch ansprechender und überzeugender zu gestalten. Zusätzlich wurde ein aufmerksamkeitsstarker One Pager erstellt, der potentiellen Sponsoren die Vorteile eines Sponsorings mit Event Media aufzeigt, insbesondere in Bezug auf die Reichweite in den sozialen Medien (TikTok, Instagram und Blog). Das Gewerk „Bildgestaltung/Grafik“ hat hier mit seiner Expertise tatkräftig unterstützt.

Beitrag von Isabella Ziegler

Das PR-Team hat zu Beginn der Studioproduktion Ex Libris alle wichtigen Informationen bezüglich der Kommunikationskanäle erhalten. Als PR-Team bespielen wir den Event Media Account auf Instagram, Tiktok sowie auch die Webseite. Da wir bisher noch keine Erfahrungen mit der Bearbeitung einer Webseite hatten, haben wir dazu eine Einführung in das Verwaltungssystem der Event Media Webseite erhalten. Wir haben gelernt, wie Blogposts veröffentlicht, wie vorherige Seiten abgeändert und der Banner der Blogseite angepasst werden. Da bereits die ersten Wochen angefangen haben, musste zeitgleich das Team Fotoshooting geplant werden. Aufgrund des Logos und des Märchenwaldes, wurde sich für einen dunkelgrünen Hintergrund entschieden. Damit die Personen vor dem Hintergrund nicht untergehen, wurde beschlossen, dass helle Kleidung getragen werden soll, da diese in Kombination mit dem Grünton passend erschien. Bezüglich des Lichts wollten wir, in Absprache mit der Regie, eine warme Waldatmosphäre gestalten. Aufgrund dessen wurde eine 3-Punkt-Beleuchtung für die Belichtung des SetUps aufgebaut.

Bei der 3-Punkt-Beleuchtung werden drei Lichtquellen verwendet. Die wichtigste Lichtquelle ist das Führungslicht. Dieses steht seitlich von der zu inszenierenden Person und wird so positioniert, dass es sich auf einer höheren Ebene befindet als die Kamera. Es bildet das Hauptlicht und wird zuerst eingerichtet. Der nächste Scheinwerfer ist das Fülllicht.  Dieses wird auf der anderen Seite der Person, welche ausgeleuchtet wird, aufgestellt und dient zur Korrektur der Schatten, welche durch das Führungslicht entstehen können. Der dritte Scheinwerfer, das Spitzlicht, steht gegenüber des Führungslichts und befindet sich hinter der zu inszenierenden Person. Es dient dazu, die Person aus dem Hintergrund hervorzuheben und mehr Tiefe zu schaffen. Durch das praktische Ausprobieren vor dem Hintergrund wurden die einzelnen Funktionen der verschiedenen Scheinwerfer deutlicher. Wir haben die unterschiedlichen Optionen, wie der Gradwinkel des Scheinwerfers, der Lichttemperatur, sowie der Lichtintensität ausgetestet, um die Auswirkungen besser zu erkennen. Außerdem konnte durch das Anbringen einer Fusionsfolie das Fülllicht deutlich besser kontrolliert werden. Nach dem vielen ausprobieren konnten alle Teilnehmenden soweit zufrieden gestellt werden und in der folgenden Woche konnten wir alles selbstständig aufbauen und einstellen.

Allerdings stellte sich bei der Nachbearbeitung der Bilder die bisher größte Herausforderung für das PR-Team. Auf den Bildern waren noch Schatten im Nasenbereich zu sehen und bei den Brillenträgern warf die Brille auch Schatten auf das Gesicht. Außerdem war der Weißabgleich nicht optimal in der Kamera eingestellt, weshalb viele aus dem Team eine sehr rötliche Haut auf den Bildern hatten. Das alles wurde erst bemerkt, als die Bilder auf dem großen Bildschirm angeschaut wurden, weshalb wir mit Photoshop noch einmal die Beleuchtung ausgleichen mussten. Wir haben eine kurze Einführung in Photoshop erhalten, da wir bisher keine Erfahrungen damit gemacht hatten. Uns wurde gezeigt, wie ein KI generierter Hintergrund eingefügt werden kann. Nach mehreren Prompten erhielten wir jedoch nicht die gewünschte Waldatmosphäre, weshalb wir uns dann dafür entschieden haben, den dunkelgrünen Hintergrund mit einem goldenen, verschnörkelten Rahmen zu zieren. Für die Lichtbearbeitung mussten noch auf ein paar andere Tools zugegriffen werden, wobei wir Unterstützung von den anderen Gewerken erhielten. Durch die gemeinsame Arbeit konnten wir uns diese Fähigkeiten aneignen und diese auf die restlichen Fotos anwenden. 

Eine andere Herausforderung, der wir uns stellen mussten, war der Redaktionsplan für den Blog. Eine hilfreiche Erklärung sowie auch die Unterlagen der letzten Studioproduktion haben mir eine sehr präzise Vorstellung darüber gegeben, wie er auszusehen hat. Ich konnte mein Wissen auch an das Team weitergeben und wir haben gemeinsam daran gearbeitet. 

In diesem Semester nehmen insgesamt 21 Studierende  an der Stupro Ex Libris teil, daher werden auch 21 Blogeinträge nachgedacht. Der Redaktionsplan hat deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen als ursprünglich geplant war. Wir haben uns überlegt, welche Inhalte für den Blog interessant sein könnten und wie die Produktion am besten mitverfolgt und reflektiert werden kann. Um das bestmöglich umzusetzen, haben wir uns am Produktionsplan orientiert, um sicherzustellen, dass alle Phasen der Produktion abgedeckt werden und zeitlich alle Beiträge aufeinander abgestimmt sind. Da alles oben genannte in kurzer Zeit und parallel erledigt werden musste, wurden die Aufgaben im Team aufgeteilt und somit konnten alle wichtigen Tätigkeiten erledigt werden. 

Die nächste Aufgabe des PR-Teams bestand darin, einen Content Plan für die Kommunikationskanäle anzufertigen. Zuerst haben wir uns darauf geeinigt, dass Dienstag, Donnerstag und Samstag Blogbeiträge erscheinen. Die Instagram Beiträge werden dienstags und freitags auf dem Instagram Kanal der Studioproduktion EventMedia gepostet. Dabei haben wir für Instagram die Corporate Identity festgelegt, die zu unserer Produktion und unserem Logo passt. Dabei wird  alles auf Instagram sehr einheitlich gestaltet, im Sinne derselben Schriftart in der Story und einem dunkelgrünem Rahmen, der um die Fotos gelegt wird. Auch für Tiktok wurde eine Schriftart und -farbe festgelegt. Wobei der Event Media Tiktok Kanal dreimal die Woche mit unterschiedlichen Content Ideen bespielt wird, die auch gemeinsam zusammengetragen wurden.

Nachdem alles geplant wurde, ist unsere Hauptaufgabe jetzt, alles umzusetzen und Einblicke hinter die Kulissen zu geben!  

Beitrag von Marie Ehrler 

25.04.2024

Tauche ein in eine Welt voller Magie und Zauber – Willkommen in unserem interaktiven Erlebnisraum! Begebe dich mit uns auf eine Reise durch einen verzauberten Wald, wo jedes Knistern der Blätter und jeder Hauch des Windes eine Geschichte erzählt. Schließe deine Augen und spüre die Präsenz der alten Bäume, die seit Jahrhunderten Zeuge unzähliger Geschichten sind. Doch hier endet nicht das Erlebnis – es beginnt erst. Herzlich Willkommen zu unserer neuen Studioproduktion “Ex Libris”.

Ex Libris bedeutet „aus den Büchern“. Davon handelt unser interaktiver, immersiver Erlebnisraum. Die Besucher:innen betreten die altehrwürdige Bibliothek. Dort fällt zufälligerweise eine Figur aus ihrem Buchleben und landet in einem verzauberten Märchenwald. Hier gibt es kleine fantastische Wesen, sprechende Pilze und leuchtende Bäume. Brunnenwesen, magische Spiegel und vieles mehr. Der magische Märchenwald verfinstert sich. Die Besucher:innen müssen dem mystischen Märchenwald mit Hilfe seiner Bewohner ihren Glanz und Zauber zurück verleihen. Erst dann gelingt es ihnen, die Romanfigur aus dem magischen Baum zu befreien, damit diese in ihre eigene Geschichte zurückfindet. Wenn nicht, ist das Spiel verloren. Ob die Besucher:innen das hinkriegen, wird sich am Ende zeigen!

Bald entfaltet sich vor euren Augen ein verzauberndes Kapitel! Ende Juni/Anfang Juli wird unser Blog euch die Pforten öffnen, um eure Reise durch die Märchenwelt  bei „Ex Libris“ zu buchen. Ab dem 04.07.2024 werdet ihr auch schon unseren Raum besuchen können.

Die Neuigkeiten über die Öffnung werden wir euch durch unsere Social-Media-Kanäle flüstern. In „Ex Libris“ erwartet euch ein einzigartiges Abenteuer, in dem Teamwork, Kreativität und Geschicklichkeit zu den Schlüsseln gefragt sind. Lasst euch entführen in eine Welt, in der die Grenzen zwischen Realität und Fiktion verschwimmen. Seid bereit für unvergessliche Augenblicke! Bleibt neugierig auf weitere Informationen. Wir treffen uns bei „Ex Libris“ – wo die Magie der Hochschule der Medien auf euch wartet!

Beitrag von Erjona Dana

Diese Projektdokumentation soll dazu dienen, den gesamten Verlauf, die Entscheidungen, Ergebnisse und Lernerfahrungen des Projekts systematisch zu erfassen. Durch die Analyse der Erfolge und Misserfolge können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die dazu dienen, die Nachvollziehbarkeit von getroffenen Entscheidungen und Handlungen zu gewährleisten. Nachfolgende Event Media Produktionen sollen davon profitieren, in dem sie die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Planungen berücksichtigen.

Die Umsetzung des Projekts stieß auf viele Herausforderungen, da die ursprünglichen Ideen und die tatsächliche Umsetzung im Konflikt standen. Viele kreative Konzepte waren technisch mit den verfügbaren Ressourcen nicht realisierbar. Hinzu kommen Regularien und Einschränkungen der Hochschule, wie beispielsweise Fluchtwegvorschriften und das Verbot von verschließbaren Türen. Dies erforderte von den Gewerken Flexibilität und die Fähigkeit, sich an neue Konzepte anzupassen. Lösungsansätze mussten gefunden werden, die maßgeschneidert auf die gegebenen Voraussetzungen passten. Die Story selbst musste teilweise umgeschrieben werden, nicht nur aus technischen Gründen, sondern auch aufgrund von Budgetbeschränkungen. Die Beschaffung von Geld, Material und Equipment von Sponsoren gestaltete sich schwierig, insbesondere gegen Ende des Jahres, da zu diesem Zeitpunkt bereits oft kein Budget mehr verfügbar war. Trotz dieser Herausforderungen konnten teilweise großzügige Sach- oder Geldspenden gewonnen werden.

Im Verlauf des Projekts war ein Trial-and-Error-Ansatz unvermeidlich. Einige Probleme wurden erst im Prozess deutlich, beispielsweise die Frage, wie Teilnehmer wissen sollten, welchen Knopf sie wann genau drücken müssen. Dies erforderte eine flexible Herangehensweise und die Bereitschaft, sich in und neue Themenfelder und Programme einzuarbeiten.

Die Kommunikation innerhalb des Teams war allerdings nicht optimal, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führte. Die Gewerke arbeiteten häufig isoliert vor sich hin, ohne sich gegenseitig auf den neusten Stand zu bringen. Eine bessere interne Kommunikation wird als entscheidend angesehen, um solche Probleme in zukünftigen Projekten zu vermeiden. Eine mögliche Lösung für diese Herausforderungen könnte darin bestehen, eine separate Projektleitung zu haben, die sich ausschließlich auf die Koordination und Kommunikation innerhalb und zwischen den Gewerken konzentriert. Dies würde dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Auch die Einführung einer Arbeitsmanagement-Plattform könnte dem Team dabei helfen, ihre Arbeit besser zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten.

Zu Beginn des Projekts waren die Gewerke zu ungenau definiert und Teammitglieder hatten in ihren zugewiesenen Gewerken teilweise weniger Erfahrung als angenommen. Trotz dieser Herausforderungen halfen sich die Teammitglieder gegenseitig, auch über die Grenzen ihrer Gewerke hinweg. Abschließend lässt sich sagen, dass das Team die Vielzahl an Herausforderungen meistern konnte und das Projekt mit Engagement und solidarischem Zusammenhalt erfolgreich umgesetzt hat. Dabei konnten viele wertvolle Erfahrungen gesammelt werden.

Beitrag von Max König

© VISUELL

Wir möchten uns herzlich bei VISUELL (Studio für Kommunikation) für ihre großzügige finanzielle Unterstützung unseres Projektes bedanken!

VISUELL ist ein Kreativstudio mit Sitz in Stuttgart, das sich durch über 30 Jahre Expertise und ein interdisziplinäres, kreatives Team auszeichnet. Die Kernkompetenzen von Visuell liegen in der Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von visueller Kommunikation im Raum. Das Studio hat sich darauf spezialisiert, emotionale Ausstellungen und Events für Marken und Museen zu realisieren.

Nochmals herzlichen Dank an Visuell für die wertvolle Unterstützung unseres Projektes!

Beitrag von Thai Ha My Nguyen

© d-mind

Wir möchten d-mind aufrichtig für ihre großzügige finanzielle Unterstützung unseres Projektes danken!

d-mind ist eine Internetagentur mit Hauptsitz in Stuttgart. In ihrer Full-Service Internetagentur überzeugt d-mind durch die durchdachte Konzeption und professionelle Realisierung hochwertiger Internetseiten für eine breit gefächerte Kundenbasis. Ihr umfassendes Leistungsspektrum erstreckt sich von der Entwicklung effektiver Onlinestrategien über ansprechendes Webdesign bis zur präzisen Programmierung und einem umfassenden Support.

Die Präferenz von d-mind liegt dabei auf den Content Management Systemen TYPO3 und WordPress. Ihre Expertise erstreckt sich über sämtliche Aspekte des Online-Marketings, einschließlich Search Engine Advertising (SEA), Search Engine Marketing (SEM) und Search Engine Optimization (SEO).

Nochmals herzlichen Dank an d-mind für ihre großartige Unterstützung!

Beitrag von Thai Ha My Nguyen