Für die erfolgreiche Umsetzung unserer Installation, ist das Projektmanagement von großer Bedeutung. Glücklicherweise ist es seit Beginn des Semesters möglich in Präsenz an unserem Projekt zu arbeiten. Jedoch bringen die aktuellen Umstände auch Herausforderungen mit sich. Das Team arbeitet auf mehrere Räume verteilt in der HdM und im ZSW. Um unter den aktuellen Gegebenheiten sicher arbeiten zu können, wird stets gelüftet, Abstand gehalten und ein Mund-Nasen-Schutz getragen. Durch die Verteilung des Teams auf mehrere Räume, fällt die direkte Kommunikation etwas schwerer und durch die regelmäßigen „Corona-Scares“ musste schon oft kurzfristig auf wichtige Personen verzichtet werden. Zum Glück blieb es bisher immer nur bei einer Vorsichtsmaßnahme.
Das Plantasia-Team besteht aus 20 Personen: 14 Studierende, drei Dozent:innen, zwei Tutoren und ein externer Mitarbeiter.
Aus dem Team haben zwei Studentinnen des Studiengangs Medienwirtschaft das Projektmanagement übernommen – Lena und Julija. Ihre Aufgabe ist es, das Projekt zu verwalten, Abläufe zu erstellen und das Team zu organisieren. Sie haben immer den Überblick über Anmeldefristen, Abgabedaten, Arbeitszeiten und anstehende Exkursionen. Zusätzlich legen sie den Ablauf des wöchentlichen Treffens fest und leiten das Team durch dieses Meeting. Außerdem sind sie dafür verantwortlich die administrativen Aufgaben des Projekts zu übernehmen, damit sich der Rest des Teams auf die Tatsächliche Umsetzung von Plantasia konzentrieren kann.
Von Anfang an hat das Projektmanagement die Aufgaben fair und je nach möglicher Kapazität aufgeteilt. Alle Teammitglieder arbeiten gerne zusammen, helfen sich gegenseitig und ergänzen sich mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten.
Organigramm Plantasia-Team
Trotz der Hindernisse, die uns Corona in den Weg gelegt hat, läuft die interne Kommunikation problemlos remote ab. Da alle bereits mehrere Semester „online“ studiert haben, war das kaum eine Umstellung. Das Projektmanagement hat direkt zu Beginn mehrere Kommunikationskanäle aufgebaut. Darunter:
- Discord, die Hauptkommunikationsplattform der Studenten.
- WhatsApp, für dringende und kurze Nachrichten.
- E-Mail, die allgemeine Kommunikationsplattform aller Beteiligten, sowohl von Plantasia als auch vom ZSW, Sponsoren und Zulieferern.
Unsere Dokumente liegen auf einer Cloud, auf die alle vom Team Zugriff, haben. Die Aufgabe des Projektmanagements ist es, hier für Ordnung und korrekte Namensgebung zu sorgen. Sie sind auch die Regelordner des Projekts, und sind dafür verantwortlich, dass alle Abmachungen und Vorschriften eingehalten werden. Genauso beobachten sie die Arbeitszeiten aller Studierenden, um sicher zu gehen, dass alle den gleichen Workload stemmen.
Das Projektmanagement ist ebenso für die Anmeldung der Media Night zuständig. Da nun beschlossen wurde, dass die Media Night online stattfinden wird, musste das Team sich mit der Fragestellung auseinandersetzen, ob eine Liveübertragung Sinn macht oder nicht. Solche Entscheidungen bespricht das Projektmanagement mit dem gesamten Team bei den gemeinsamen Meetings.
Die Aufgabe des Projektmanagements ist es über alles Bescheid zu wissen und mit der Planung immer auf Zack zu sein. Dadurch kommt auch das Bewusstsein, wie schnell sich unsere Vision in eine faszinierende Realität entwickelt!
Beitrag von Julija Orbitane und Lena Schlagenhauf