Diese Projektdokumentation soll dazu dienen, den gesamten Verlauf, die Entscheidungen, Ergebnisse und Lernerfahrungen des Projekts systematisch zu erfassen. Durch die Analyse der Erfolge und Misserfolge können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die dazu dienen, die Nachvollziehbarkeit von getroffenen Entscheidungen und Handlungen zu gewährleisten. Nachfolgende Event Media Produktionen sollen davon profitieren, in dem sie die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Planungen berücksichtigen.
Die Umsetzung des Projekts stieß auf viele Herausforderungen, da die ursprünglichen Ideen und die tatsächliche Umsetzung im Konflikt standen. Viele kreative Konzepte waren technisch mit den verfügbaren Ressourcen nicht realisierbar. Hinzu kommen Regularien und Einschränkungen der Hochschule, wie beispielsweise Fluchtwegvorschriften und das Verbot von verschließbaren Türen. Dies erforderte von den Gewerken Flexibilität und die Fähigkeit, sich an neue Konzepte anzupassen. Lösungsansätze mussten gefunden werden, die maßgeschneidert auf die gegebenen Voraussetzungen passten. Die Story selbst musste teilweise umgeschrieben werden, nicht nur aus technischen Gründen, sondern auch aufgrund von Budgetbeschränkungen. Die Beschaffung von Geld, Material und Equipment von Sponsoren gestaltete sich schwierig, insbesondere gegen Ende des Jahres, da zu diesem Zeitpunkt bereits oft kein Budget mehr verfügbar war. Trotz dieser Herausforderungen konnten teilweise großzügige Sach- oder Geldspenden gewonnen werden.
Im Verlauf des Projekts war ein Trial-and-Error-Ansatz unvermeidlich. Einige Probleme wurden erst im Prozess deutlich, beispielsweise die Frage, wie Teilnehmer wissen sollten, welchen Knopf sie wann genau drücken müssen. Dies erforderte eine flexible Herangehensweise und die Bereitschaft, sich in und neue Themenfelder und Programme einzuarbeiten.
Die Kommunikation innerhalb des Teams war allerdings nicht optimal, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führte. Die Gewerke arbeiteten häufig isoliert vor sich hin, ohne sich gegenseitig auf den neusten Stand zu bringen. Eine bessere interne Kommunikation wird als entscheidend angesehen, um solche Probleme in zukünftigen Projekten zu vermeiden. Eine mögliche Lösung für diese Herausforderungen könnte darin bestehen, eine separate Projektleitung zu haben, die sich ausschließlich auf die Koordination und Kommunikation innerhalb und zwischen den Gewerken konzentriert. Dies würde dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Auch die Einführung einer Arbeitsmanagement-Plattform könnte dem Team dabei helfen, ihre Arbeit besser zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten.
Zu Beginn des Projekts waren die Gewerke zu ungenau definiert und Teammitglieder hatten in ihren zugewiesenen Gewerken teilweise weniger Erfahrung als angenommen. Trotz dieser Herausforderungen halfen sich die Teammitglieder gegenseitig, auch über die Grenzen ihrer Gewerke hinweg. Abschließend lässt sich sagen, dass das Team die Vielzahl an Herausforderungen meistern konnte und das Projekt mit Engagement und solidarischem Zusammenhalt erfolgreich umgesetzt hat. Dabei konnten viele wertvolle Erfahrungen gesammelt werden.
Beitrag von Max König